Geschäftsordnung des Wahlvorstandes

Ergänzend zu § 1 Abs. 2 WahlO hat der Wahlvorstand in seiner Sitzung vom
...........................  die folgende Geschäftsordnung beschlossen.

I. Das Ladungsgeschäft
1. Die regelmäßigen Sitzungen des Wahlvorstandes finden jeweils am .............................  ab ...................  Uhr statt. Die Grundzüge der jeweiligen Tagesordnung der Sitzungen ergeben sich aus dem Zeitplan der Wahl. Im Rahmen der Sitzung werden der nächste Sitzungstermin und die dann anstehenden Aufgaben bekannt gegeben. Eine gesonderte Ladung zu dem Folgetermin erfolgt daher nicht. Über zusätzliche außerordentliche Tagesordnungspunkte wird der Vorsitzende des Wahlvorstandes die übrigen Teilnehmer möglichst frühzeitig vor Beginn der Sitzung unterrichten. 
2. Im Büro des Wahlvorstandes wird eine Anwesenheits- und Abwesenheitsliste für die Mitglieder des Wahlvorstandes geführt. Dort trägt sich jedes Mitglied und jedes Ersatzmitglied unter Anfügung seines Namenskürzels für die Tage (oder Wochen) ein, an denen es an der Teilnahme an der Wahlvorstandsarbeit verhindert sein wird. Wer dort als abwesend eingetragen ist, wird bei der Ladung zu den Sitzungen übergangen. Stattdessen wird das Ersatzmitglied geladen.
3. Sind sowohl das Mitglied als auch das Ersatzmitglied verhindert, gelten die weiteren Ersatzmitglieder des Wahlvorstandes in der durch den Familiennamen, den Vornamen und gegebenenfalls das Geburtsdatum gebildeten Reihenfolge als weitere Ersatzmitglieder, die stattdessen zu laden sind.
4. Zu außerordentlichen Wahlvorstandssitzungen lädt der Vorsitzende gesondert unter Mitteilung des Anlasses ein; die Ladung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Die Ladung muss mindestens 24 Stunden vor Beginn der Sitzung den Mitgliedern zugehen; davon darf abgewichen werden, wenn der Anlass der Sitzung eine kürzere Ladungsfrist erfordert. Die Mitglieder des Wahlvorstandes verpflichten sich, dem Vorsitzenden umgehend mitzuteilen, wenn sie zu dem Termin verhindert sind.

II. Das Sitzungsgeschäft
1. Die Sitzungen des Wahlvorstandes werden im Raum   ...................................................  oder soweit nach § 1 Abs. 4 WahlO zulässig per Video-/bzw. Telefonkonferenz durchgeführt. Sofern eine Sitzung virtuell durchgeführt wird, werden die Zugangsdaten per E-Mail spätestens am Vortag der jeweiligen Sitzung an alle Teilnehmer/innen übermittelt.
2. Ladungs- oder Unterrichtungsmängel können von den anwesenden Mitgliedern nur während des Aufrufs des Tagesordnungspunktes „Gibt es Ladungs- oder Unterrichtungsprobleme?“ geltend gemacht werden. Nach Abschluss dieses Punktes gilt die Ladung und Unterrichtung durch die Anwesenden als gebilligt.
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3. Der Vorsitzende des Wahlvorstandes eröffnet und schließt die Sitzungen. Er leitet die Sitzungen und erteilt das Wort.
4. Über jede Sitzung fertigt der Schriftführer eine Niederschrift an, in die der Beginn und das Ende der Sitzung, die Namen der Anwesenden, der Wortlaut der Beschlüsse und das Stimmenverhältnis, mit dem die Beschlüsse gefasst worden sind, aufzunehmen sind. Auf Wunsch können auch weitere Erklärungen einzelner Mitglieder oder Hinweise auf besondere Ereignisse während der Sitzung in die Niederschrift aufgenommen werden. Der Sitzungsniederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jedes teilnehmende Wahlvorstandsmitglied persönlich einzutragen hat. Bei virtuellen Sitzungen entfällt dies.
5. Die Informationen, die während der Sitzungen ausgetauscht werden, dürfen nur im Rahmen des Amtes und der Aufgabe des Wahlvorstandes verwendet werden. Im Übrigen verpflichten sich die Mitglieder des Wahlvorstandes zur Geheimhaltung ihres Wissens.

III. Die Führung der laufenden Geschäfte
1. Die Führung der laufenden Geschäfte (Entgegennahme von Erklärungen gegenüber dem Wahlvorstand, Abgabe von Erklärungen durch den Wahlvorstand, vorbereitende Gespräche mit dem Arbeitgeber und anderen Stellen, Vorbereitung der Beschlüsse des Wahlvorstandes, Postbearbeitung, Sprechstunden des Wahlvorstandes) obliegt dem Vorsitzenden des Wahlvorstandes. Zu den laufenden Geschäften gehören insbesondere:
•	Die Gewährung von Einsicht in die Wählerliste und in die Wahlordnung zum Betriebsverfassungsgesetz wie im Wahlausschreiben bekannt gemacht;
•	Einsprüche gegen die Richtigkeit der Wählerliste entgegenzunehmen;
•	Wahlvorschläge entgegenzunehmen (Wichtig: Wahlvorschläge werden immer gegen Empfangsquittung entgegengenommen auf der Tag, Stunde und Minute des Eingangs festzuhalten ist; davon ist eine Kopie oder ein Mehrfachexemplar zur Akte zu nehmen);
•	Vorschlagslisten gemäß § 7 Abs. 2 WahlO zu bezeichnen;
•	Wünsche von Wählern nach Briefwahl in eine Liste aufzunehmen. Dabei ist die Anschrift, unter der die Wahlunterlagen dem Wähler / der Wählerin zuzusenden sind, einzutragen;
•	Erklärungen von Doppelunterzeichnern nach § 6 Abs. 5 WahlO und von Bewerberinnen und Bewerbern auf mehreren Listen nach § 6 Abs. 7 WahlO entgegenzunehmen;
•	Die logistische Vorbereitung der Stimmabgabe (beispielsweise die Sicherstellung des Wahlraumes, Herstellung von Wahlurnen, Wahlkabinen, Stimmzetteln, Wahlumschlägen und Ähnlichem).
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2. Zur Erfüllung dieser Aufgabe zieht der/die Vorsitzende nach Bedarf auch die weiteren Mitglieder des Wahlvorstandes heran. Dabei ist auf eine möglichst gleichmäßige Heranziehung aller Mitglieder zu achten. – Bei Bedarf wird ein Einsatzplan erarbeitet, aus dem sich die Einsatzzeiten aller an der Führung der laufenden Geschäfte beteiligten Personen für den gesamten Wahlzeitraum ergeben. Der Plan ist nach Abschluss der Wahl zu den Akten zu nehmen.
3. Die vom/von der Vorsitzenden für den Bürodienst herangezogenen Mitglieder des Wahlvorstandes sind während ihres Bürodienstes berechtigt, Erklärungen (auch fristgebundene Erklärungen), die gegenüber dem Wahlvorstand abgegeben werden, entgegen zu nehmen. Die zum Bürodienst herangezogenen Mitglieder des Wahlvorstandes berichten der/dem Vorsitzenden zeitnah über die während der Einsatzzeit vorgefallenen Ereignisse.
4. Alle eingehenden Dokumente (Anschreiben, Fax-Anschreiben, E-Mails und ähnliche Dokumente) werden mit einem Eingangsvermerk (Datumsangabe mit Namenskürzel) versehen und zu den Akten genommen.
5. Alle Schreiben des Wahlvorstandes werden mit einem Mehrfachexemplar / einer Kopie angefertigt. Diese ist zu den Wahlakten zu nehmen.
6. Schreiben des Wahlvorstandes, deren Empfang Fristen in Gang setzt (zum Beispiel Beanstandungen mit Fristsetzung gegenüber den Einreichern von Wahlvorschlägen), sollen wenn möglich von Hand zu Hand gegen Empfangsbestätigung ausgehändigt werden. Ist dies nicht möglich, soll der Empfänger aufgefordert werden eine (vorbereitete) Empfangsbestätigung zurückzusenden. Ist auch dies nicht möglich oder nicht anzuraten, ist auf der Kopie des Schreibens in den Wahlakten ein Vermerk aufzunehmen, aus dem sich der Weg der Zuleitung des Schreibens an den Empfänger und der Tag des Zugangs beim Empfänger ergeben. Sofern die Versendung mit Telefax erfolgt, ist der Sendebericht zur Akte zu nehmen.
7. Über wichtige Telefonate oder Gespräche werden Gesprächsvermerke hergestellt und zur Akte genommen werden. Davon ist abzusehen, wenn es sich um vertrauliche Informationen handelt.
8. Außer der/dem Vorsitzenden darf kein Mitglied des Wahlvorstandes Einsprüche, Wahlvorschläge oder sonstige Erklärungen, die fristgebunden gegenüber dem Wahlvorstand abzugeben sind, außerhalb des Wahlvorstandsbüros und ohne Einteilung zum Bürodienst entgegennehmen.

IV. Die Aktenführung
1. Der/die Vorsitzende führt die Akten des Wahlvorstandes. Ist ein/e Schriftführer/in gewählt, ist die Aktenführung die Aufgabe des/der Schriftführer/in. Der/die Schriftführer/in kann nach Absprache mit der/dem Vorsitzenden weitere Mitglieder des Wahlvorstandes zur Führung der Akten mit heranziehen.
2. Die Dokumente in den Wahlakten werden in der Reihenfolge ihres Eingangs in einem Aktenhefter zusammengefasst. Davon abweichend wird für jeden Wahlvorschlag ein gesonderter Aktenhefter angelegt. Alle den Wahlvorschlag betreffenden Schriftstücke sind ausschließlich dort einzuheften.
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3. Die Wahlunterlagen werden im Büro des Wahlvorstandes in einem verschließbaren Stahlschrank aufbewahrt. Der Schlüssel wird vom/von der Vorsitzenden bzw. dem/der Schriftführer/in verwahrt, der ihn für die Zeit des Bürodienstes und im Falle seiner/ihrer Verhinderung auch an andere Mitglieder des Wahlvorstandes weitergeben darf. 
4. Jedes Mitglied des Wahlvorstandes und seine Ersatzmitglieder während ihrer Zeit als Mitglieder haben jederzeit das Recht, Einsicht in die Akten des Wahlvorstandes zu nehmen. Wollen sie außerhalb der Bürozeiten Einsicht nehmen, muss der Zeitpunkt mit der/dem Vorsitzenden oder dem/der Schriftführer/in abgesprochen werden.
5. Erkenntnisse aus den Wahlakten dürfen nur in Zusammenhang mit dem Amt und der Aufgabe des Wahlvorstandes verwendet werden. Im Übrigen gilt die Geheimhaltungspflicht. Nur der/die Vorsitzende oder der Wahlvorstand als Ganzes können entscheiden, ob Einzelheiten der Wahlakten Dritten zugänglich gemacht werden. Unterlagen, deren Weitergabe das Wahlgeheimnis einzelner Wähler verletzen würde, dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden.

V. Bürozeiten des Wahlvorstandes (Sprechstunden)
1. Der Wahlvorstand richtet ein Büro ein. 
Es befindet sich .....................................................
Es werden feste Bürozeiten wie folgt festgesetzt:    .............................................................
2. Soweit möglich sind während des Bürodienstes auch die anfallenden laufenden Geschäfte zu erledigen. Soweit Arbeitnehmer/innen des Betriebes zur Sprechstunde während der Bürozeiten kommen, ist sicherzustellen, dass das Gespräch vertraulich geführt werden kann.

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Die Mitglieder und Ersatzmitglieder des Wahlvorstandes bestätigen hiermit, dass Ihnen eine Kopie der Geschäftsordnung ausgehändigt wurde und dass sie gesondert auf das Verbot, Erklärungen außerhalb des Bürodienstes entgegen zu nehmen (im Buch III.8.), und auf die Geheimhaltungspflichten (im Buch II.5. und IV.5.) hingewiesen worden sind.
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Name, Vorname		Datum, Unterschrift